Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w jednostce oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją (jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej) niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz jednostki do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym lub składnicy akt.
Zakres przedmiotowy instrukcji kancelaryjnej:
• Określenie systemu kancelaryjnego oraz zdefiniowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt
• Ustalenie podziału czynności kancelaryjnych i obiegu dokumentacji
• Zasady przyjmowania, otwierania i sprawdzania przesyłek
• Obowiązki w zakresie przeglądania i przydzielania przesyłek
• Zasady rejestrowania spraw i znakowania akt oraz zakładania i prowadzenia teczek aktowych
• Formy załatwiania spraw
• Zasady sporządzania odpisów i uwierzytelnionych kopii dokumentacji
• Zasady podpisywania pism
• Ustalenia dotyczące wysyłania pism
• Zasady przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych
• Zasady przekazywania akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego/składnicy akt
• Ustalenia dotyczące wykorzystania narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych
• Obowiązki w zakresie postępowania z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub jej komórki organizacyjnej.
Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego/składnicy akt reguluje postępowanie w archiwum zakładowym/składnicy akt z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
Określa organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego/składnicy akt danej jednostki organizacyjnej oraz reguluje:
• tryb przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych,
• sposób ich przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania w archiwum,
• zasady udostępniania akt,
• wymagania dotyczące lokalu archiwum zakładowego/składnicy akt.
Zakres przedmiotowy instrukcji archiwalnej:
• Organizacja i zakres działania archiwum zakładowego/składnicy akt
• Personel archiwum zakładowego/składnicy akt link do zakładki personel
• Lokal i wyposażenie archiwum zakładowego/składnicy akt link do zakładki lokal
• Przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego/składnicy akt
• Przechowywanie i ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym/ składnicy akt
• Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt
• Udostępnianie dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt
• Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w archiwum zakładowym/ składnicy akt link do zakładki brakowanie
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego link do zakładki przejmowanie
• Kontrolę archiwum zakładowego/składnicy akt
• Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub komórki organizacyjnej.
PODMIOTY ZOBOWIĄZANE DO UZGODNIENIA/ZATWIERDZENIA PRZEPISÓW KANCELARYJNO-ARCHIWALNYCH Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne zobowiązane są do opracowania i stosowania: instrukcji kancelaryjnej i instrukcji archiwalnej i po ich zatwierdzeniu (por. art. 6 ust. 2 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach) oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt po jego uzgodnieniu (por. § 3 ust. 3 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych). Obowiązek ten nie dotyczy organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki, organów powiatu i starostw powiatowych, organów samorządu województwa oraz urzędów marszałkowskich, organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy, w których normatywy kancelaryjne i archiwalne określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Powyższego Rozporządzenia nie stosują więc takie jednostki jak, np.: gminne ośrodki pomocy społecznej, powiatowe centra pomocy rodzinie, powiatowe inspektoraty nadzoru budowlanego, szkoły, przedszkola, szpitale.
Przepisy kancelaryjne i archiwalne wprowadzają kierownicy jednostek organizacyjnych.
klio_15